การเขียนหนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุม


โดยปกติ ผู้มีหน้าที่แจ้งกำหนดการประชุมและเรื่องต่าง ๆ ที่จะประชุมคือ เลขานุการที่ประชุม  การแจ้งกำหนดการประชุมนั้นอาจเลือกกระทำได้หลายวิธี  ขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุมและจำนวนผู้เข้าประชุม  ถ้าเป็นการประชุมอย่างไม่เป็นทางการและมีผู้เข้าประชุมไม่มาก  อาจใช้วิธีแจ้งทางโทรศัพท์หรือเขียนบันทึกแจ้งเป็นรายบุคคลก็ได้  แต่ถ้าเป็นการประชุมอย่างเป็นทางการและมีจำนวนผู้เข้าประชุมมาก  ควรส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมกับระเบียบวาระการประชุม ซึ่งจัดทำได้ 2 ลักษณะ คือ หนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุมรวมในฉบับเดียวกันและหนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุมแยกคนละฉบับ
หนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุมรวมในฉบับเดียวกัน ในกรณีที่สามารถรวบรวมระเบียบวาระการประชุมได้พร้อมกับการจัดทำหนังสือเชิญประชุม
หนังสือเชิญประชุมและระเบียบวาระการประชุมแยกคนละฉบับ  กล่าวคือ ระเบียบวาระการประชุมจะแนบไปกับหนังสือเชิญประชุม ซึ่งถือเป็นความสะดวกอย่างหนึ่ง  เนื่องจากผู้จัดทำสามารถจัดพิมพ์หนังสือเชิญประชุมไว้ก่อนได้  โดยไม่จำเป็นต้องรอระเบียบวาระการประชุม ซึ่งอาจต้องใช้เวลาในการรวบรวม หรือในกรณีที่ต้องมีการแก้ไขก็สามารถแก้ไขฉบับใดฉบับหนึ่งได้ โดยไม่กระทบอีกฉบับหนึ่ง

1.     การเขียนหนังสือเชิญประชุม
สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการก่อนจัดทำหนังสือเชิญประชุม คือ การกำหนดวันประชุมและระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน และตรวจสอบว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่  หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย  แล้วจึงดำเนินการร่างหนังสือเชิญประชุม
รูปแบบของหนังสือเชิญประชุม  โดยทั่วไปหนังสือเชิญประชุมมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือติดต่อราชการซึ่งประกอบด้วย ส่วนต้น ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย
โครงสร้างของหนังสือเชิญประชุมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้ ที่ (ในกรณีที่เป็นส่วนราชการหรือเอกชนบางแห่ง)  วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) เนื้อเรื่อง คำลงท้าย และลายมือชื่อพร้อมตำแหน่งของผู้ส่งหนังสือเชิญประชุม ซึ่งมักจะเป็นเลขานุการ
ส่วนหนังสือเชิญประชุมภายในจะมีโครงสร้างเหมือนกันแต่ไม่ต้องมีคำลงท้าย“ขอแสดงความนับถือ” มีเฉพาะลายมือชื่อและตำแหน่งของเลขานุการเท่านั้น


หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม

1.2.1  ส่วนต้น  ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
-  เรื่อง  โดยทั่วไปมักใช้ว่า  “ขอเชิญประชุม”  หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด  เช่น  ขอเชิญประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ประจำปี 2545  ขอเชิญประชุมคณะกรรมการบริหาร  ขอเชิญประชุมวิสามัญประจำปี 2545  ในวงการธุรกิจอาจมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปบ้าง เช่น เขียน  “เรื่อง”  อยู่ตรงกลาง  หลังคำขึ้นต้น (ดูตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมภายใน)
-  คำขึ้นต้น  ขึ้นอยู่กับผู้รับหนังสือ  ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปใช้ว่า  “เรียน...”  ต่อท้ายด้วยชื่อบุคคลหรือถ้าเป็นหนังสือที่ส่งถึงคนจำนวนมาก  อาจใช้คำขึ้นต้นที่มีความหมายรวม  ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ  เช่น เรียนท่านผู้ถือหุ้น
-  อ้างถึง  อาจมีหรือไม่มีก็ได้  โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่นที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย  จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
-  สิ่งที่ส่งมาด้วย  อาจมีหรือไม่มีก็ได้  โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม  รายงานการประชุมครั้งก่อน  หรือเอกสารประกอบการประชุม  ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ
1.2.2  ส่วนเนื้อเรื่อง  ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้

ใคร   -      ผู้เรียกประชุม
อะไร   -  ชื่อของการประชุม
เมื่ิอไหร่   -      กำหนดวัน-เวลา
ที่ไหน    -      สถานที่
เหตุใด     -      จุดประสงค์
โดยทั่วไป เนื้อเรื่องของหนังสือเชิญประชุม มีลักษณะดังนี้
-  ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย”  และระบุชื่อผู้เรียกประชุม เช่น  ด้วยบริษัท........ จำกัด ได้กำหนดให้มีการประชุม.......... ด้วยคณะกรรมการบริษัท  มีมติให้เรียกประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น หรืออาจละไว้  โดยระบุเฉพาะชื่อของการประชุม  เช่น  ด้วยจะมีการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นของบริษัท ครั้งที่ 1/2545
-  กำหนดวันประชุม  ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันที่  เดือน และพ.ศ. เช่น วันพฤหัสบดีที่ 30 พฤษภาคม 2545  เพื่อป้องกันความผิดพลาด

-  เวลาประชุม  นิยมใช้ภาษาเป็นทางการ เช่น 9.00 น.  13.30 น.
-  สถานที่ประชุม  ใช้คำว่า  “ณ”  ตามด้วยสถานที่ ข้อมูลที่ให้จะละเอียดเพียงใดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดทำ  เช่น  ณ ห้องประชุม สำนักงานบริษัท เลขที่ 32/12  ซอยอารีย์ 2 ถนนพหลโยธิน  แขวงสามเสนใน  เขตพญาไท  กรุงเทพมหานคร  แต่ถ้าเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว  อาจระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม  อย่างไรก็ดี  ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยใด ๆ
ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือเชิญประชุมจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่อง  ซึ่งมักขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึง”  โดยมีสำนวนเฉพาะที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว”  หรือ 
“จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว”  หรือ
“จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม  ตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อมเพรียงกัน จะขอบคุณยิ่ง” หรือ
“จึงเรียนเชิญมาเพื่อโปรดเข้าประชุมตามกำหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวข้างต้นด้วย จักขอบคุณยิ่ง”
ในกรณีที่ต้องการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน  ให้เขียนข้อความเพิ่มเติมในย่อหน้าสุดท้าย ดังนี้
“หากท่านผู้ถือหุ้นประสงค์จะมอบฉันทะให้ผู้อื่นเข้าประชุม  และออกเสียงลงคะแนนแทน  กรุณากรอกข้อความลงในหนังสือมอบฉันทะที่แนบมาพร้อมนี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์และยื่นต่อประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมด้วย”
ส่วนท้าย  ประกอบด้วย
-  คำลงท้าย  ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ  ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า  “ขอแสดงความนับถือ”
-  ลายมือชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ  พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ  และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ  กรรมการผู้จัดการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
ส่วนเพิ่มเติม  หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว  ก็อาจแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย  เช่น  ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่...... มาด้วย  เป็นต้น  อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการเพิ่มข้อความเป็นหมายเหตุตอนท้าย  ควรกระทำเท่าที่จำเป็น เพราะจะดูเหมือนผู้จัดทำไม่รอบคอบ จึงต้องมาเพิ่มข้อความในภายหลัง
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความจำนงเข้าประชุมภายในเวลาที่กำหนดก็ได้
ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม  ชื่อของการประชุม  กำหนดวัน  เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของการประชุม  ทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม

2.     การเขียนระเบียบวาระการประชุม
2.1  รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม  ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต่างกันไปตามจุดมุ่งหมายและข้อตกลงของแต่ละหน่วยงาน รูปแบบที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ  ซึ่งจัดเรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้
2.1.1  เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
2.1.2  เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี)
2.1.3  เรื่องสืบเนื่อง
2.1.4  เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
2.1.5  เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ในแต่ละวาระอาจประกอบด้วยเรื่องย่อย ๆ อีกหลายเรื่อง ตามที่กำหนดไว้สำหรับการประชุม  เช่น  ระเบียบวาระที่ 1  เรื่องแจ้งเพื่อทราบ  ซึ่งอาจแบ่งเป็นหัวเรื่องย่อยที่ 1.1, 1.2, 1.3.... ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องก็อาจแบ่งเป็น 3.1, 3.2 .... ดังนี้ เป็นต้น

2.2  หลักการเขียนระเบียบวาระการประชุม  ระเบียบวาระการประชุมเปรียบเสมือนหัวใจของการประชุม  เพราะเป็นสิ่งสำคัญที่ก่อให้เกิดการประชุมเพื่อให้ได้มาซึ่งความคิดเห็นหรือข้อตกลงร่วมกัน  การกำหนดวาระการประชุมเป็นหน้าที่ของประธานและเลขานุการ  ซึ่งมักได้รับมอบหมายให้จัดระเบียบวาระการประชุม  ทั้งนี้เลขานุการจะแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้จัดส่งเรื่องที่ต้องการให้บรรจุในวาระการประชุม  โดยมักจะกำหนดเวลาในการส่งเรื่องด้วย เพื่อความสะดวกในการเตรียมการจัดประชุม เมื่อได้รับเรื่องทั้งหมดแล้ว เลขานุการจะเป็นผู้พิจารณาจัดเรียงลำดับตามความสำคัญ  โดยทั่วไปจะให้เรื่องเร่งด่วนเป็นลำดับแรกและเรื่องอื่น ๆ ที่สำคัญรองลงมาเป็นลำดับต่อ ๆ ไป  หากมีเรื่องพิจารณามากเกินกว่าระยะเวลาการประชุมที่กำหนดไว้  ก็จะเลือกเรื่องที่ไม่เร่งด่วนออกและจัดไว้ในระเบียบวาระการประชุมครั้งต่อไป  แต่ควรจะต้องได้รับความเห็นชอบจากประธานด้วย
การเขียนระเบียบวาระการประชุมที่ดีควรดำเนินตามหลักการดังนี้

2.2.1 พิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ถ่องแท้เพื่อกำหนดวาระการประชุมให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

2.2.2  จัดวาระการประชุมโดยเรียงลำดับอย่างมีเหตุมีผลต่อกัน  เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างมีระบบและต่อเนื่อง ซึ่งตามปกติจะมีอยู่ด้วยกัน 5 วาระ  ดังต่อไปนี้

วาระที่ 1  เรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ  หรือที่มักใช้ว่า  เรื่องแจ้งเพื่อทราบ  หมายถึงเรื่องที่ประธานหรือเลขานุการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ  ประธานอาจแจ้งให้ทราบถึงเหตุผลที่จัดประชุมในกรณีที่เป็นการประชุมครั้งแรกหรือมีเรื่องอื่นใดก็ตามที่เห็นว่าเป็นประโยชน์และที่ประชุมควรรับทราบ  เช่น  เมื่อมีสมาชิกผู้เข้าประชุมที่ได้รับการแต่งตั้งใหม่  ก็อาจแจ้งเพื่อทราบโดยใช้หัวข้อวาระว่า  การแนะนำสมาชิกใหม่ เป็นต้น

วาระที่ 2  เรื่องรับรองรายงานการประชุม  ควรระบุว่าเป็นการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่เท่าไร  พร้อมทั้งวัน  เดือน ปีด้วย เช่น รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 12/2545  วันที่  27 มิถุนายน 2545 เมื่อที่ประชุมลงมติรับรองรายงานการประชุมแล้ว  ประธานและเลขานุการจะลงลายมือชื่อและวันที่ในตอนท้ายของรายงานการประชุม

วาระที่ 3  เรื่องสืบเนื่อง  หมายถึง เรื่องซึ่งที่ประชุมครั้งก่อนยังไม่ได้พิจารณาเป็นข้อยุติ  ที่ประชุมอาจมอบหมายให้เจ้าของเรื่องศึกษาหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อนำกลับมาแจ้งทราบหรือเสนอเพื่อพิจารณาอีกครั้งหนึ่ง  หรือเป็นเรื่องที่ที่ประชุมเคยมอบหมายให้ผู้หนึ่งผู้ใดไปดำเนินการ  และผู้ได้รับมอบหมายนำมารายงานต่อที่ประชุม

วาระที่ 4  เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา  ได้แก่  เรื่องที่เป็นหัวข้อสำคัญที่ต้องจัดให้มีการประชุมขึ้น  เช่น  การกำหนดราคาผลิตภัณฑ์ใหม่  การเสนอแต่งตั้งคณะกรรมการฝ่ายต่าง ๆ เป็นต้น

วาระที่ 5  เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)  วาระนี้มีไว้เพื่อบรรจุเรื่องที่ไม่อยู่ในวาระ  บางครั้งอาจมีเรื่องที่สมาชิกต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ  โดยไม่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม  เป็นเรื่องเร่งด่วน  หรืออาจเป็นเรื่องที่ไม่สามารถบรรจุในวาระการประชุมได้ทันก็จะนำมาพิจารณาในวาระเรื่องอื่น ๆ แต่จะต้องเป็นเรื่องไม่สำคัญมากนักหรือไม่มีประเด็นให้อภิปรายโต้แย้งได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวงการธุรกิจ  หากเป็นเรื่องสำคัญควรให้ผู้เข้าประชุมทราบเรื่องล่วงหน้า  ไม่ควรเสนอในที่ประชุมเป็นวาระจร  เพราะจะทำให้มีเวลาพิจารณาเอกสารน้อยซึ่งอาจมีผลต่อการตัดสินใจหรือลงความเห็น  อันจะก่อให้เกิดความเสียหายได้
นอกจากนี้  เลขานุการอาจระบุวาระเรื่องกำหนดนัดประชุมครั้งต่อไปในวาระเรื่องอื่น ๆ ก็ได้  เพื่อความสะดวกในการนัดหมายกับผู้เข้าประชุมซึ่งอยู่พร้อมเพรียงกัน ณ ที่นั้น  ตลอดจนประหยัดเวลาในการโทรศัพท์นัดหมายในภายหลัง
อนึ่ง  วาระแรกของการประชุม  หากยังไม่มีประธานในที่ประชุมจะเป็นการเลือกตั้งประธาน  โดยผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นประธานชั่วคราวดำเนินการประชุมจนกว่าการเลือกตั้งประธานจะเสร็จสิ้น บางครั้งอาจไม่มีเรื่องแจ้งเพื่อทราบ  วาระแรกของการประชุมก็จะเป็นการรับรองรายงานการประชุม  หรือถ้าหากไม่มีเรื่องสืบเนื่องเรื่องเสนอเพื่อพิจารณาจะเป็นวาระถัดจากการรับรองรายงานการประชุม  บางหน่วยงานอาจเพิ่มเติมความคิดเห็นของคณะกรรมการแทรกอยู่ในระเบียบวาระการประชุมด้วย

2.2.3  พิจารณาประมาณการว่าแต่ละวาระควรใช้เวลาประมาณเท่าใด  เพื่อจะได้สามารถจัดวาระให้เหมาะสมกับระยะเวลาการประชุม  จึงจะนับเป็นการจัดวาระการประชุมที่ดี

2.2.4  ควรส่งระเบียบวาระการประชุมฉบับร่างให้ประธานตรวจสอบ ก่อนจัดทำเป็นฉบับสมบูรณ์เพื่อส่งให้ผู้เข้าประชุมต่อไป
ส่วนการประชุมสามัญประจำปี  ซึ่งจัดขึ้นปีละครั้ง  การเขียนวาระการประชุมจะแตกต่างออกไปเล็กน้อย  กล่าวคือ  หลังจากรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว  จะเป็นรายงานการดำเนินงานในรอบปีโดยเลขานุการ  รายงานประจำปีและงบการเงินของเหรัญญิก  การเลือกตั้งกรรมการชุดใหม่  ผู้สอบบัญชี  หรือเจ้าหน้าที่ตำแหน่งต่าง ๆ และจะไม่นัดประชุมครั้งต่อไป  ในกรณีที่เป็นการประชุมสามัญประจำปี  จะเชิญสมาชิกทั้งหมดเข้าประชุม  โดยจัดส่งจดหมายเชิญและระเบียบวาระการประชุมไปให้ซึ่งต่างจากการประชุมกรรมการที่จะเชิญเฉพาะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งเท่านั้น

3.     การเขียนชื่อเรื่องของระเบียบวาระการประชุม
สำนวนภาษาที่ใช้ในการเขียนชื่อเรื่องของระเบียบวาระการประชุมอาจสรุปได้เป็น 4 ลักษณะ ดังนี้
เป็นทางการ  กล่าวคือ  ภาษาที่ใช้ควรมีลักษณะเป็นทางการ  เช่นเดียวกับจดหมายเชิญประชุม  ไม่ใช้ภาษาพูด  เช่น เรื่องการปฏิบัติงานนอกเวลาของเจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์  ไม่ใช้ว่า การทำ O.T. ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ซึ่งเป็นภาษาพูด
กะทัดรัด  คือ  ใช้ข้อความรัดกุมไม่เยิ่นเย่อและยืดยาว  เช่น การพิจารณาจัดสรรงบประมาณประจำปี 2546
ตรงประเด็น  กล่าวคือ สามารถสรุปประเด็นสำคัญของเรื่องนั้น ๆ ให้เป็นชื่อเรื่องได้อย่างถูกต้อง
ใช้กลุ่มคำเป็นหลัก  ไม่ต้องเรียบเรียงให้เป็นประโยค
หลักเกณฑ์การใช้สำนวนภาษานั้น  เป็นไปในลักษณะเดียวกับการตั้งชื่อเรื่องของบันทึก
อนึ่ง ในการเขียนระเบียบวาระการประชุมนั้น นอกจากจะใช้ถ้อยคำสำนวนรัดกุมแล้ว  ควรให้ชัดเจนพอที่ผู้เข้าประชุมจะเข้าใจ  และใช้ให้สอดคล้องกันทุกวาระด้วย กล่าวคือหากจะใช้กลุ่มคำนามหรือกลุ่มคำกริยาเป็นชื่อวาระก็ควรใช้อย่างใดอย่างหนึ่งให้เหมือนกันทุกวาระมิใช่ใช้สลับกันไป  เช่น  หากจะใช้กลุ่มคำกริยา ก็ควรเป็นไปทุกวาระ ดังนี้

วาระที่ 1  รับรองรายงานการประชุม
วาระที่ 2  รายงานผลการดำเนินงานในรอบปี
วาระที่ 3  พิจารณางบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน
วาระที่ 4  พิจารณาจัดสรรเงินผลกำไร
วาระที่ 5  เลือกตั้งผู้สอบบัญชี

ทั้งนี้ การเขียนหัวข้อย่อยของระเบียบวาระการประชุมอาจละคำว่า “เรื่อง” ได้  เมื่อจัดทำระเบียบวาระการประชุมเสร็จแล้วโดยปกติมักส่งไปพร้อมกับจดหมายเชิญประชุม  ซึ่งควรส่งให้ผู้เข้าประชุมล่วงหน้าอย่างน้อยประมาณ 7 วัน  ก่อนวันประชุมเพื่อให้ผู้เข้าประชุมมีเวลาเตรียมการหรือหากไม่สามารถเข้าประชุมตามกำหนด  จะได้สามารถมอบหมายผู้เข้าประชุมแทนได้ทันการ